Déclaration 9421 des traitements et salaires

La gestion des employés en entreprise doit prendre en compte la déclaration des salaires à plusieurs organismes et administrations. L’employeur a l’obligation de déclarer mensuellement les salaires au niveau des organismes sociaux. Il doit également effectuer une déclaration annuelle des salaires auprès de l’administration fiscale. Cette deuxième déclaration est connue sous le nom de déclaration 9421 ou état 9421. L’article qui suit vous donne plus de précision sur les périodes pour faire la déclaration ainsi que les rubriques obligatoires lors de la déclaration annuelle des salaires auprès de la DGI.

Quelles sont les périodes pour effectuer la déclaration 9421 ?

La déclaration 9421 est une liste exhaustive de tous les collaborateurs qui ont perçu un salaire au cours de l’année précédente. Il s’agit de faire apparaitre le salaire pour chaque employé en prenant en compte au fur et à mesure les nouvelles entrées et les départs de l’entreprise. Tout employeur qui exerce sur le territoire marocain doit effectuer la déclaration des traitements des salaires de son personnel avant le mois de Mars de chaque année. Selon l’article 79 du code général des impôts, l’employeur a un délai qui s’étend jusqu’à la fin du 2 ème mois de l’année qui suit (mois de Février) pour effectuer la déclaration annuelle des salaires.

La déclaration 9421 a pour but de retracer toutes les fluctuations au niveau de la trésorerie afin de calculer le montant des impôts que l’employeur doit payer.

Quelles sont les informations à faire apparaitre en cas de déclaration des salaires ?

Pour que la déclaration 9421 soit validée par les autorités fiscales, le fichier qui présente les différents chiffres doit mentionner certaines informations obligatoires pour chaque salarié. Ainsi, la déclaration doit mentionner pour chaque salarié le nom le prénom, l’adresse, le numéro de carte d’identité nationale ou la carte de séjour ainsi que le numéro d’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité sociale.

Il faut ensuite mentionner sur le fichier le montant brut annuel du salaire, les indemnités payées en argent, les indemnités payées en nature, les indemnités versées à titre de frais d’emploi, les indemnités de frais de représentation, les forfaits de déplacement, les indemnités pour les frais de mission ainsi que toutes les autres indemnités dont a bénéficié le salarié dans l’exercice de ses fonctions.

Le fichier doit également mentionner le revenu brut imposable ainsi que toutes les retenues à la source. Il peut s’agir des retenues pour la CNSS, les mutuelles santés ou la pension de retraite. Il est aussi important de préciser tous les prêts contractés et autres frais professionnels pour le logement. Ensuite, il convient de faire apparaitre le nombre de réductions pour charges de famille et la période du paiement.

Enfin, les dernières colonnes doivent mentionner les retenues concernant l’impôt et le paiement net que le salarié a perçus.

Nb : Pour faire apparaitre ces informations de la manière la plus claire, il est recommandé d’utiliser un tableur Excel. Il vous permettra de présenter les différentes informations pour chaque salarié. Vous pourrez aussi faire les modifications plus facilement.

Comment faire la déclaration des salariés qui ne sont pas permanents ?

Tout au long de l’année, l’entreprise peut être emmenée à traiter avec des salariés qui ne sont pas permanents et qui n’ont pas perçu un salaire sur toute l’année. Dans ce cas, l’employeur ne doit pas les faire apparaitre dans le tableau de déclaration des employés permanents. Au contraire, il faut prévoir un état annexe à la déclaration 9421 qui va contenir les noms et les salaires perçus par ces salariés occasionnels.

Le document annexe doit contenir le nom complet des personnes concernées ainsi que les adresses, les professions et les montants bruts qui leur ont été versés au cours de l’année. Il faut aussi mentionner toutes les retenues qui ont été faites sur leur revenu durant l’année concernée.

Nb : Il faut savoir que toute entreprise qui emploie des salariés permanents doit faire une retenue de 30% en ce qui concerne l’IR.

Dans quel cas la déclaration peut ne pas être nominative ?

La déclaration 9421 concerne tous les secteurs d’activité et tous les salariés de l’entreprise. Et, comme cela a été précisé ci-dessus, la déclaration doit mentionner le nom et les informations de chaque salarié concerné, peu importent les salaires que ces derniers ont perçus. Toutefois, pour certains secteurs d’activité en particulier, l’administration autorise le représentant légal à ne pas faire apparaitre les noms. C’est le cas lorsque pour les salariés qui ne sont pas embauchés de façon permanente et qui ont un salaire qui ne dépasse pas le SMAG ou le SMIG.

Les secteurs d’activités qui sont concernés par cette exonération sont les entreprises de bâtiment, ceux du secteur agricole, les entreprises industries annexes, les entreprises qui sont dans les travaux publics, les fabricants de conserves, les exploitants de stations d’emballage de fruits et primeurs et ceux qui exercent dans le secteur de la pêche côtière. Pour ces secteurs précités, l’employeur n’a pas besoin de citer le nom des ouvriers permanent par période d’embauche.

Au contraire, il doit indiquer une rubrique annexe ou un état annexe intitulé « ouvriers non permanents ». Ensuite, le montant global des salaires en espèce va apparaitre ainsi que les avantages en nature qui ont été accordés aux ouvriers. L’employeur doit prendre la peine de préciser leur effectif pour chaque période d’embauche, ou pour chaque période agricole.

Comment se fait la déclaration 9421 ?

L’administration fiscale au Maroc a opté pour une télédéclaration en ce qui concerne l’état 9421. Le représentant légal doit convertir son fichier Excel en fichier XML afin de pouvoir directement l’uploader sur le portail de la télédéclaration. En général, une fois que l’entreprise est inscrite et identifiée auprès des autorités fiscales, le représentant légal reçoit des identifiants fiscaux. Ce sont ces identifiants qui vont lui permettre d’accéder à un portail pour payer ses impôts ou pour effectuer la télédéclaration.

Chaque représentant légal a donc droit à un espace sécurisé et chaque télédéclaration est assortie d’un reçu unique délivré par les services de l’administration. Ce reçu peut être utilisé en cas de réclamation auprès de l’administration fiscale.